A lo largo del proceso de planificación previo a la puesta en marcha de una nueva empresa no sólo deben contemplarse las obligaciones a las que los promotores deberán enfrentarse para su constitución, sino también las que van a surgir como consecuencia del inicio y desarrollo de la actividad.

Antes de que una empresa inicie su actividad debe tenerse en cuenta que hay una serie de obligaciones que ésta debe cumplir siempre, entre ellas están los libros contables.

Algunas de estas obligaciones son las siguientes supone llevar libros de contabilidad de acuerdo con lo establecido por el Código de Comercio, cumplir los requisitos necesarios para la contratación del personal y para la relación laboral que se inicia a partir de ese momento, presentar las declaraciones de impuestos correspondientes, etc.

¿Que son los libros contables?

El Código de Comercio establece que todos los empresarios deberán llevar una contabilidad ordenada y adecuada a la actividad de su empresa, por lo que están obligados a confeccionar libros contables.

Esta Contabilidad debe permitir seguir cronológicamente todas las operaciones de la empresa y la elaboración periódica de balances e inventarios para formar los libros de contabilidad.

Esta obligación legal da respuesta a una necesidad que se produce dentro de la misma empresa y cuyos principales protagonistas son los promotores.

Es decir, el empresario debe conocer los resultados que consigue la empresa y plasmarlo con libros contables, de dónde proceden estos resultados, el estado de deudas, la situación patrimonial, etc.

Los libros de Contabilidad, para que valen

Todo esto constituye una necesidad básica para el empresario y éste debe poner todos los medios a su alcance para satisfacerla con libros de contabilidad.

Para satisfacer esta necesidad de confeccionar libros de contabilidad se pone al servicio del empresario una serie de instrumentos que le permiten conocer y seguir con detalle la marcha de la empresa y los recursos que ésta genera para transcribirlos en los libros contables.

La contabilidad es, pues, una fuente de información muy importante sobre la situación económico-financiera de la empresa y sobre los principales hechos que se producen en ella. Por este motivo debe prestársele la atención adecuada para confeccionar los libros contables. 

Muchos empresarios sólo consideran los libros de contabilidad como una fuente de gastos y complicaciones administrativas, sin tener en cuenta su enorme valor y utilidad. 

Esto lleva a que determinadas personas adopten, sin ningún criterio, la forma de empresario individual que tiene menos obligaciones contables a la hora de confeccionar los libros contables.

Esta visión debe ser superada, ya que aunque la contabilidad obliga a disponer de una cierta infraestructura (con el coste que esto supone), también es verdad que es un instrumento indispensable para saber lo que ocurre realmente en la empresa y poder adoptar decisiones que son fundamentales para la marcha de la misma, de ahí que los libros de contabilidad dan soporte a los documentos financieros más importantes de cualquier compañía. 

Importancia de los libros contables

Además de su importancia para los socios o promotores de la empresa, la información que proporciona los libros de contabilidad es importante para terceras personas. 

Estas personas (clientes, acreedores, instituciones financieras, posibles inversores o la propia Administración) pueden estar interesados, y de hecho deben estarlo, en conocer los resultados de la empresa.

Por ejemplo, a la hora de negociar la un crédito, la entidad financiera va a exigir información recogida en los libros contables sobre los estados contables de la empresa con el fin de conocer su situación patrimonial y si tiene capacidad de generar los recursos necesarios para hacer frente a la devolución del crédito solicitado.

Del mismo modo, la Administración puede pedir la información que aporta la contabilidad, para determinar el resultado económico de la empresa y fijar la contribución tributaria de ésta.

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